Аудиторська компанія ВСЕСВІТ-АУДИТ, м.Київ

Всім підприємцям. Рекомендації щодо реєстрації баз персональних даних

Як відомо, з «01» липня 2011 року новостворена Державна служба України з питань захисту персональних даних розпочала реєстрацію баз персональних даних у Державному реєстрі баз персональних даних, згідно з Законом України «Про захист персональних даних» від «01» червня 2010 року № 2297-VI (Закон № 2297)

Згідно з Законом № 2297 відомості про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована, є персональними даними.

Джерелами відомостей про фізичну особу є:

  • видані на її ім’я документи
  • підписані нею документи
  • відомості, які особа надає про себе.

Таким чином, відомості про працівників (вік, дату і місце народження, місце проживання, ідентифікаційний номер, соціальний статус, пільги відповідно до закону) вважаються персональними даними, які у своїй сукупності складають базу персональних даних або її частину.

Крім того до баз персональних даних можна віднести:

  • документацію підприємств в електронній формі та/або у формі картотек
  • упорядкований список водіїв (категорія водійських прав, водійський стаж, кваліфікаційний клас, відомості про штрафи)
  • список працівників (спеціальні кваліфікаційні документи, сертифікати, нагороди або вчене звання)
  • список працівників та інших громадян, що мають перепустки
  • електронні чи паперові інформаційні бази даних із зазначенням персональних даних працівників
  • список клієнтів, передплатників
  • тощо.

Законодавчі акти України можуть зобов’язувати роботодавця збирати певні персональні дані найманих працівників:

  • КЗпП України
  • постанова Кабінету Мініст­рів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301
  • Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58
  • наказ Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25 грудня 2009 року № 495/656
  • наказ Міністерства статистики України «Про затвердження форми первинного обліку № П-2ДС та Інструкції по її заповненню» від 26 грудня 1995 року № 343;
  • акти законодавства, якими встановлені обмеження, гарантії, компенсації, пільги у сфері трудових та соціальних правовідносин.

Державна служба України з питань захисту персональних даних (ДСЗПД) розглядає кадрову документацію, звітність (статистичну, податкову та іншу) в електронній формі, у формі картотек, базою персональних даних чи складовою частиною бази персональних даних.

Здійснення дій з обробки персональних даних передбачає наявність правових підстав такої обробки, а саме письмової згоди працівників.

Письмова згода — добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.

ДСЗПД рекомендує підприємствам прийняти внутрішні нормативні документи, що регламентують кількість персональних баз, їх склад, обсяг, процедуру обробки, порядок отримання від суб’єкта персональних даних письмової згоди про обробку даних, а також призначить відповідальну особу, яка забезпечуватиме захист персональних даних.

Закон № 2297 набув чинності з 1 січня 2011 року, і з цієї дати необхідно оформити всі належні документи.

Порядок реєстрації баз персональних даних регулюється Законом № 2297 та Положенням про Державний реєстр баз персональних даних та порядок його ведення, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 року № 616.

База персональних даних підлягає державній реєстрації шляхом внесення відповідного запису ДСЗПД до Державного реєстру баз персональних даних.

Реєстрація баз персональних даних здійснюється за заявочним принципом шляхом повідомлення.

Заява про реєстрацію бази персональних даних подається заявником до ДСЗПД щодо кожної бази даних. Шаблон заяви в форматі MS Word.

На веб-сайті Державної служби України з питань захисту персональних даних (http://zpd.gov.ua) можна ознайомитися з більш детальною інформацією щодо заповнення та надання заяви про реєстрацію баз персональних даних.

Державній реєстрації підлягають усі бази персональних даних в електронному вигляді та/або в картотеках, в яких обробляються персональні дані, незалежно від обсягу та форми їх застосування, виду діяльності.

Рекомендуємо для володільців баз персональних даних:

  1. Створити внутрішні документи — Наказ та Положення про використання Баз персональних даних
  2. Зібрати з співробітників письмові «згоди», що їх персональні дані будуть збиратися та оброблюватися. Форма заяви
  3. Зайти на сайт https://rbpd.informjust.ua/default.aspx
  4. В розділі «Створити заяву», пункт «Про реєстрацію БПД» — створити електронну заяву в форматі XML.
  5. Внести дані про заявника, про юридичну особу, про місцезнаходження бази та її розпорядника, відомості про володільця бази персональних даних, відомості про розпорядників бази персональних даних, відомості про заявника, та адресу електронної пошти (!)
  6. Буде створено XML файл заявки, та збережено на Вашому комп’ютері, у вибраній Вами папці
  7. В пункті меню «Подати заяву», вибрати «Подати заяву у електронному вигляді».
  • — Вибрати файл заявки, сформований сайтом на попередньому кроці
  • — файл підпису директора, що наданий Українським сертифікаційним центром, використовується для подання звітності в електронній формі.
  • — файл сертифіката, що наданий Українським сертифікаційним центром, використовується для подання звітності в електронній формі.
  • — Відразу ж, на вказану в заявці електронну пошту прийде квитанція про прийом заявки, її номер та данні, що необхідні для доступу до Вашої заявки.

Перевірити стан Вашої заявки можна в пункті меню «Пошук».

ДСЗПД повідомляє про внесення інформації до реєстру протягом 10 днів, з моменту подачі заявки. Або надає мотивовану відмову у прийнятті.

Уразі необхідності зміни та доповнення до заявки вносяться аналогічно.

У разі відсутності у підприємства файлів електронного підпису, електронного сертифіката, заявка заповнюється вручну на папері, та подається до ДСЗПД до

Відділу реєстрацій баз персональних Даних Управління реєстрації баз персональних Даних
тел: +38 (044)517-81-68
e-mail: info@zpd.gov.ua, register@zpd.gov.ua
Поштова адреса: 02660, м. Київ, вул. Марини Раскової, 15

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>